Handel: faktury ; zamówienia ; cennik ; karta towarowa ; ceny ; rabaty i przeceny ; marżownik ; cechy ; kontrahenci i urzędy ; raporty i wydruki ; ewidencja VAT ; ewidencja środków pieniężnych .
Magazyn: stany magazynowe ; typy dokumentów ; przeliczniki ; rozliczenia magazynów ; zamknięcia okresu magazynowego ; inwentaryzacja ; wydruki i raporty ; urządzenia zewnętrzne .
Koncepcja funkcjonalności zawarta pod pojęciem Handel została w systemie enova365 oparta o wykorzystanie czterech modułów: Handel (Fakturowanie, Gospodarka magazynowa, Zamówienia, Analizy handlowo-magazynowe), Ewidencja Środków Pieniężnych, Ewidencja Dokumentów (w zakresie ich rejestracji wraz z ewidencją VAT) oraz Kontrahentów i Urzędów. System przeznaczony jest dla firm prowadzących działalność handlową (hurtową i detaliczną), usługową i w pewnym zakresie produkcyjną, operujących w różnych branżach gospodarki.
Ergonomia systemu enova365
Istotną kwestią we wszystkich systemach jest szybkość obsługi. enova365 posiada możliwość obsługi całego systemu za pomocą klawiatury (bez użycia myszki). Sprawność obsługi podnoszą „Pola wyboru” proponujące uzupełnienie informacji opisowych lub związanych z cechami z gotowych lub tworzonych przez użytkownika list.
System umożliwia prezentację danych przy pomocy tabeli przestawnej oraz wykresu przestawnego dzięki narzędziom Microsoft Office XP WebComponents.
Wysoki poziom integracji z pakietem MS Office umożliwia transfer wszystkich danych zawartych na dowolnej liście systemu do arkusza kalkulacyjnego np. Microsoft Excel. Bardzo istotnym elementem jest późniejsza możliwość importu tych danych, np. cennika, po modyfikacji w arkuszu. System enova365 wspiera współpracę z pakietami Open Office. Mechanizm importu z arkuszy kalkulacyjnych może być wykorzystany jako sposób importu danych z innych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem.
Praktycznie każda branża posiada specyficzne, właściwe dla niej, dane. Producentowi oprogramowania trudno byłoby zaspokoić potrzeby każdej branży w tym zakresie, bez jednoczesnej utraty ergonomii poprzez wprowadzenie pól przechowujących dane niepotrzebne w innych branżach. W związku z tym zaproponowano rozwiązanie tego problemu poprzez zastosowanie mechanizmu cech. Umożliwia to zdefiniowanie pól do obsługi specyficznych danych, we własnym zakresie przez Użytkownika. Z. Elastyczna konfiguracja systemu enova365 sprawia, że jest „otwarty” na wiele sugestii operatora i umożliwia dostosowanie oraz późniejsze modyfikowanie go do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.
Ergonomia modułu Handel
Poza właściwościami poprawiającymi komfort pracy w całym systemie, mamy też do czynienia z elementami zwiększającymi ergonomię w zakresie poszczególnych modułów. W module Handel należy do nich zaliczyć informację na dokumencie sprzedaży o limicie kredytowym kontrahenta oraz wartości jego zobowiązań przeterminowanych. Możliwe jest zablokowanie sprzedaży z powodu zaległości płatniczych.
Relacje między dokumentami pozwalają na łatwe przekształcanie jednych w drugie bez konieczności przepisywania danych. W ten sposób można tworzyć całe ciągi dokumentów wzajemnie zależnych.
Wydajność
Zastosowane procedury obliczeniowe w warstwie logiki biznesowej, umieszczonej w trójwarstwowej strukturze systemu oraz wykorzystanie baz danych typu SQL, gwarantują efektywną pracę firmom rejestrującym duże ilości dokumentów, niemniej w przypadku firm wielodziałowych zalecamy konsultację z oferentem lub producentem systemu.
Powiązania systemowe
enova365, będąca systemem zintegrowanym, zapewnia dostęp ze wszystkich modułów do list (z możliwością definiowania praw dostępu) – konfiguracyjnej, operatorów programu, kontrahentów, banków, urzędów, pracowników, walut, jednostek miar oraz submodułów: rozrachunki, ewidencja środków pieniężnych, kasy, przelewy, należności i zobowiązania.
Moduł Faktury zapewnia obsługę w zakresie ewidencjonowania dokumentów handlowych (w dowolnej walucie), towarów oraz usług. Moduł Ewidencji Środków Pieniężnych, uzupełniający funkcjonalność Faktury, dostarcza informacje o stanie rozrachunków z kontrahentami i stanie finansowym przedsiębiorstwa w oparciu o zarejestrowane dokumenty związane z płatnościami.
Bogaty wachlarz raportów pozwala analizować efektywność działań handlowych. Podstawowe funkcje to: prowadzenie list i generowanie dokumentów sprzedaży, tworzenie kart towarowych, produktowych, usługowych i recepturowych, definiowanie cen i tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach. Program prowadzi ewidencję rozrachunków (z uwzględnieniem kompensat), posiada odpowiedni dla tego typu operacji zestaw dokumentów: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, przelewy (w tym przelewy elektroniczne). System filtrów definiowanych przez Użytkownika zapewnia duże możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania w dowolnym momencie informacji istotnej dla Użytkownika.
W submodule „Faktury” generowane są następujące dokumenty: faktury sprzedaży i zakupu, w tym faktury zaliczkowe, wewnętrzne UE, faktury do paragonu, paragony, faktury korygujące (na ich podstawie są automatycznie tworzone dokumenty magazynowe. Niemniej obieg można odwrócić/rozszerzyć i w oparciu o dokumenty magazynowe tworzyć dokumenty handlowe – wymaga to indywidualnej konfiguracji.
Dokument sprzedaży umożliwia podział płatności, wprowadzając różne formy, terminy, a nawet płatników. Szeroki zakres filtrowania informacji daje Użytkownikowi znaczące możliwości analizowania danych dotyczących sprzedaży. Numeracja dokumentów jest definiowana przez Użytkownika.
Zamówienia, zamówienia z rezerwacją, oferty – system prowadzi ewidencję wymienionych dokumentów. Mogą one funkcjonować samodzielnie lub być powiązane z dokumentami sprzedaży, zakupu lub magazynowymi. Możliwa jest częściowa realizacja zamówień, a następnie realizacja pozostałej części zamówienia.
Generator zamówień – enova365 posiada wbudowany mechanizm generowania zamówień do dostawców. Zamówienia takie mogą być automatycznie tworzone dla wskazanych towarów, dostawców. Generator ma możliwość uwzględnienia: obrotów w zadanym okresie czasu (ze współczynnikiem procentowym), stanu magazynu, stanów minimalnych i maksymalnych, istniejących zamówień do dostawców i od odbiorców, najkorzystniejszych cen.
Lista „Cennik” jest miejscem przechowywania informacji w postaci kartotek towarowych, produktowych, recepturowych i usługowych. Jej podstawowym celem jest prezentacja cen oferty przedsiębiorstwa dla potrzeb wewnętrznych. Na potrzeby kontrahentów operator systemu korzysta z listy „Cennik kontrahenta”.
Karta towarowa zawiera dane o nazwie towaru, dostawcy, przechowuje wiele rodzajów numerów (kodów) identyfikacyjnych, jednostki, stawkę VAT, definiuje wartość narzutu i marży odpowiednio dla cen hurtowej i detalicznej (system pozwala zdefiniować dowolną liczbę automatycznie lub ręcznie naliczanych cen), określa stan minimalny i maksymalny itd. Odpowiednie zdefiniowanie kart umożliwia edycję nazw i opisów na dokumentach sprzedaży.
Dostarcza informacje o zasobach związanych z każdą dostarczaną partią towaru (partie towaru rejestrowane są jako odrębne pozycje, dzięki czemu operator ma możliwość sprzedaży ze wskazaniem partii z uwzględnieniem różnych cen zakupu bądź oznaczeń partii), o uzyskanej marży w powiązaniu z dokumentem i zbiorczo oraz o obrotach (lista wszystkich dokumentów związanych z towarem).
enova365 pozwala na stworzenie dowolnej liczby cen. Ich wartość definiowana jest poprzez narzut, marżę, różnego rodzaju cechy kontrahenta i towaru. Mechanizm ten umożliwia automatyzację wyliczenia cen, wartości brutto i netto. Określenie wartości ceny podstawowej na karcie towaru (np. równej cenie zakupu) zapoczątkowuje proces automatycznego wyliczania pozostałych cen. Cenniki. Użytkownik może stworzyć, zapisać do pliku lub wydrukować wiele rodzajów cenników w różnych cenach. W zależności od zapotrzebowania są one tworzone dla kontrahenta, grupy towarów lub pełne w dowolnych, zapisanych w systemie cenach, także w walucie obcej.
Rabaty, rabaty grupowe, ceny grupowe i indywidualne, przeceny
enova365 wyposażona jest w mechanizm definiowania cen i rabatów grupowych oraz indywidualnych. Funkcjonalność ta realizowana jest przy pomocy wbudowanego kreatora. Ponadto możliwe jest odpłatne oprogramowanie specjalnie działających cen (np. uwzględniających obroty z kontrahentem).
System wyposażony jest w łatwe w obsłudze mechanizmy grupowej przeceny kwotowej lub procentowej. Możliwy jest eksport cennika do arkusza kalkulacyjnego, a po korektach cen jego import.
Mechanizm (opcjonalnie) wymuszający zmiany cen sprzedaży w przypadku zmian cen zakupu.
Cechy (przykładowe wykorzystanie w module Handel)
Mechanizm definiowanych przez Użytkownika pól umożliwia wprowadzanie dodatkowych informacji do systemu. Przy jego pomocy można np. opatrzyć towary datami o zdefiniowanym znaczeniu (upływ ważności atestu).
Ten sam mechanizm pomoże określić np. lokalizację towaru w magazynie.
Oznaczenie kartotek kontrahentów danymi akwizytorów pozwala na sortowanie wyników sprzedaży wg akwizytorów. Tak zdefiniowana cecha może być podstawą do stworzenia nowych analiz/raportów w przekrojach nieuwzględnionych w standardzie systemu, w tym przypadku np. sprzedaż przypadająca na akwizytora w zadanym okresie czasu.
Słownik przechowuje dane o partnerach handlowych, bankach i urzędach. Podstawowe informacje w przypadku odbiorców towarów i usług to dane teleadresowe, NIP, formy i terminy płatności oraz przydzielony rabat. Na karcie można zarejestrować dowolną liczbę rachunków kontrahenta. Ponadto z poziomu karty kontrahenta użytkownik ma dostęp do rozrachunków i dokumentów rozliczeniowych, wszystkich dokumentów handlowo-magazynowych tego kontrahenta oraz wgląd w marżę uzyskaną na każdej partii towarowej.
Raporty i wydruki (Faktury/Ewidencja Środków Pieniężnych)
Moduł Faktury oferuje wiele typowych raportów sprzedaży. W śród nich można wymienić następujące zestawienia i wydruki: raport sprzedaży wg kontrahentów, raport sprzedaży wg towarów i usług, raport marży, RKZ, transakcje wg numerów, dokumenty sprzedaży, cennik pełny i fragmentaryczny.
Podstawowe raporty modułu Ewidencja Środków Pieniężnych to: dokumenty nierozliczone, dokumenty wg terminów płatności, struktura wiekowa należności, raporty kasowe.
Wydruki faktur, dokumentów WZ oraz kwitów KP i KW są realizowane również na drukarkach igłowych w trybie tekstowym.
Ewidencja dokumentów/ Ewidencja VAT
W tej części systemu dokonuje się ewidencjonowania każdego typu dokumentów, które podlegają księgowaniu. Po zatwierdzeniu w module Handel dokumentów magazynowych, sprzedaży i zakupu lub kasowo-bankowych, pojawiają się one w „Ewidencji dokumentów” automatycznie.
Moduł „Ewidencji dokumentów”, z punktu widzenia modułu Handel, umożliwia wprowadzanie dokumentów handlowych rejestrujących odpowiednie zapisy VAT i generujących zobowiązania lub należności, bez konieczności rejestrowania pozycji towarowo-usługowych tych dokumentów.
W jej ramach umieszczono dwie listy: Ewidencja VAT – zawierająca zapisy VAT dla zakupów i sprzedaży z danego okresu, Rejestr VAT – zawierający zapisy zakwalifikowane w danym okresie do deklaracji VAT.
System wyposażony w inne moduły (Księga Handlowa i Inwentarzowa, Kadry i Płace) gromadzi w „Ewidencji dokumentów” także memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, amortyzację itp. Wprowadzone dokumenty mogą być przeksięgowane do dziennika automatycznie.
Moduł umożliwia prowadzenie raportów kasowych i bankowych (w tym walutowych). Ewidencja służy do wystawiania i drukowania kwitów KP i KW (na podstawie których sporządzany jest raport kasowy za dowolny okres) oraz do rejestracji wyciągów bankowych. Rozliczenia pomagają na bieżąco śledzić stan rozrachunków z kontrahentami, (stan zobowiązań i należności). Funkcja jest wzbogacona o opcje naliczania odsetek oraz drukowania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda i poleceń przelewu (w tym przelewów elektronicznych). Program prowadzi również ewidencję rozrachunków walutowych wraz z tabelą kursów i automatyczną ewidencją różnic kursowych bieżących i statystycznych na koniec roku. Na odpowiednich listach gromadzi także dokumenty rozliczeniowe takie jak: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, kompensaty, rozliczenie zaliczek i delegacji.
Moduł Magazyn zarządza gospodarką magazynową ewidencjonując towary, produkty i usługi (także receptury) oraz rejestrując ich przepływy w relacjach ilościowych i wartościowych (dla towarów i produktów) za pomocą dokumentów magazynowych. Na podstawie dokumentów magazynowych mogą być tworzone dokumenty sprzedaży (funkcjonalność wymaga konfiguracji).
Lista „Stany magazynowe” jest miejscem dostarczania informacji zasadniczo o stanie i wartości towarów w magazynach na podstawie zarejestrowanych obrotów (wystawionych dokumentów), może także prezentować dane związane z ilością i stanem zarezerwowanych towarów. Kartoteki towarowe i produktowe posiadają ewidencję obrotów magazynowych (przychody/rozchody). Nie dotyczy to kartotek usługowych i recepturowych. System może podać stan na dowolny dzień w przeszłości.
W systemie enova365, w części Magazyn, w standardowym zestawie dokumentów wyróżnić można: przyjęcie do magazynu, wydanie z magazynu, przesunięcie międzymagazynowe, rozchód/przychód wewnętrzny, inwentaryzacja, strata, nadwyżka i inne. W systemie można przechowywać dokumenty wzorcowe, które nie wpływają na stany magazynowe, a służą do szybkiego tworzenia innych dokumentów. Numeracja dokumentów jest definiowana.
W systemie zastosowano mechanizmy przeliczania jednostek. Można zastosować przeliczniki globalne w konfiguracji, obowiązujące dla wszystkich towarów lub indywidualne rejestrowane dla danego towaru na jego karcie. Możliwe jest przedstawienie stanu magazynu w jednostce alternatywnej.
Obsługa stanów magazynowych i ich wycena odbywa się w cenach rzeczywistych metodami FIFO, LIFO oraz uwzględnia sprzedaż towaru z wybranej partii. Możliwa jest realizacja obrotu wg cechy np. daty trwałości produktów spożywczych.
Zamknięcia okresu magazynowego
Mechanizm zamknięcia okresu magazynowego pozwala na wyliczenie i zapamiętanie stanu magazynowego wraz z poszczególnymi partiami magazynowymi składającymi się na ten stan. Daty zamknięć okresów stanowią punkty odniesienia dla wyliczanego stanu. Dzięki temu raporty, w tym stanu magazynu na dowolny dzień są wykonywane znacznie szybciej.
Zamkniecie okresu magazynowego może być dokonane w dniu wskazanym przez Użytkownika.
System ewidencjonuje dokumenty inwentaryzacji. Na ich podstawie umożliwia stworzenie dokumentów typu Inwentaryzacja Strata i Inwentaryzacja Nadwyżka. Inwentaryzacja może być robiona w odniesieniu do stanu z dnia zamknięcia okresu magazynowego lub wg daty dokumentu inwentaryzacji (zalecany standard konfiguracji). Dokumenty straty i nadwyżki wynikające z różnicy pomiędzy stanem w systemie a inwentaryzacją robione są dopiero w momencie jego zatwierdzenia. Jednak odpowiednie raporty na bieżąco pozwalają określić wielkość straty i nadwyżki inwentaryzacyjnej.
W module Magazyn zamieszczono między innymi następujące wydruki: stan magazynu na dowolny dzień, cenniki zbiorcze, częściowe, indywidualne, różnorodne zestawienia dokumentów magazynowych, zestawienia obrotów magazynowych wg kontrahentów, towarów i dokumentów. System definiowanych filtrów daje duże możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla Użytkownika w dowolnym momencie. Poza wydrukami dokumentów i raportów Użytkownik ma możliwość wydrukowania list w zdefiniowanym przez siebie wyglądzie.
System współpracuje z wybranymi typami urządzeń zewnętrznych. Należą do nich: drukarki fiskalne, klawiaturowe i programowalne czytniki kodów, inwentaryzatory/kolektory danych, urządzenia mobilne dla handlowców. Przed zakupem systemu zalecamy zasięgnięcie informacji u producenta lub integratora o możliwości współpracy z oprogramowaniem enova365 urządzeń, które Państwo posiadacie lub planujecie nabyć. Kody kreskowe mogą być przypisane do różnorodnych obiektów programu (towarów, kontrahentów).
Istnieje możliwość odpłatnej integracji z innymi urządzeniami. Zazwyczaj prace takie trwają kilka miesięcy.
